Anfragen weiterleiten
Eingehende Anfragen erfassen, nach nachvollziehbaren Kriterien einordnen und an die zuständige Person oder Warteschlange übergeben.
Wiederkehrende AbläufeProzess
Prozess
Wir strukturieren wiederkehrende Abläufe und verbinden Informationen, Zuständigkeiten und nächste Schritte. So entsteht eine Automatisierung, die Ihr Team unterstützt und wichtige Entscheidungen bei den richtigen Menschen lässt.
01 / Einordnung
Wo Prozessautomatisierung wirklich beginnt
Ein Prozess wird nicht besser, nur weil ein einzelner Klick verschwindet. Entscheidend sind die Übergaben: Wo entstehen Informationen, wer prüft sie und welches System braucht sie als Nächstes? Erst wenn diese Abfolge klar ist, lässt sie sich zuverlässig unterstützen.
MindrAils beginnt deshalb beim konkreten Arbeitsablauf. Wir erfassen wiederkehrende Schritte, Ausnahmen, notwendige Freigaben und die beteiligten Programme. Daraus entsteht ein nachvollziehbarer Soll-Prozess – ohne pauschales Versprechen, jeden Sonderfall vollständig zu automatisieren.
02 / Einsatzfelder
Typische Ansatzpunkte im Unternehmen
Aufgaben auslösen
Nach einem definierten Ereignis automatisch eine Aufgabe, Erinnerung oder interne Nachricht erstellen – inklusive der benötigten Informationen.
Daten übertragen
Freigegebene Angaben zwischen Formularen, Tabellen, CRM-, Kalender- oder Fachsystemen übergeben, sofern passende Schnittstellen vorhanden sind.
Status sichtbar machen
Bearbeitungsstände zusammenführen und offene Schritte kennzeichnen, damit weniger Rückfragen und doppelte Arbeit entstehen.
03 / Vorgehen
Vom heutigen Ablauf zur kontrollierten Automatisierung
Der sinnvolle Umfang hängt von Ihren Systemen, Daten und Ausnahmen ab. Deshalb wird die Lösung schrittweise geplant und überprüfbar eingeführt.
- 01
Ablauf aufnehmen
Wir betrachten Auslöser, Beteiligte, Datenquellen, Wartezeiten und typische Sonderfälle eines klar abgegrenzten Prozesses.
- 02
Regeln und Freigaben definieren
Automatische Schritte werden von Entscheidungen getrennt, bei denen Erfahrung, Verantwortung oder eine menschliche Kontrolle nötig ist.
- 03
Systeme verbinden
Vorhandene Werkzeuge werden über geeignete Schnittstellen oder klar dokumentierte Übergaben in den neuen Ablauf eingebunden.
- 04
Ergebnis prüfen
Der Prozess wird mit realistischen Beispielen getestet. Erst danach wird entschieden, welche Schritte stabil automatisiert werden können.
04 / Leitplanken
Kontrolle bleibt Teil des Prozesses
Gute Prozessautomatisierung kennt ihre Grenzen. Sie macht unklare Fälle sichtbar, statt sie stillschweigend weiterzuverarbeiten.
- Sensible oder weitreichende Entscheidungen erhalten eine definierte menschliche Freigabe.
- Fehlende Daten und technische Ausnahmen werden als eigener Zustand behandelt.
- Zugriffe und Datenwege werden passend zu den beteiligten Systemen geprüft.
- Der mögliche Automatisierungsgrad wird erst nach der Prozess- und Schnittstellenanalyse festgelegt.
Nächster sinnvoller Schritt
Welcher Ablauf lohnt sich zuerst?
Mit der kostenlosen Business-Analyse grenzen Sie einen wiederkehrenden Prozess ein. Für ein persönliches Gespräch können Sie direkt einen Termin auswählen.