KI-Beratung für KMU: Wie ein guter erster Prozess aussieht

Der erste Schritt entscheidet oft über den Rest

Kleine und mittlere Unternehmen, die sich mit KI-Automatisierung beschäftigen, stehen meist vor derselben Ausgangsfrage: Wo überhaupt anfangen? Die Versuchung ist groß, sich auf den ersten Anbieter einzulassen, der ein überzeugendes Verkaufsgespräch führt. Dabei entscheidet gerade der erste Prozess – wie das Unternehmen ausgewählt, wie das Erstgespräch geführt und wie ein möglicher Pilot aufgesetzt wird – darüber, ob am Ende ein belastbares Ergebnis steht oder ein Projekt, das nach wenigen Monaten wieder im Regal verschwindet.

Dieser Beitrag beschreibt, worauf es bei der Auswahl eines Beratungspartners ankommt, was ein seriöses Analysegespräch leisten sollte, welche Warnsignale bei Anbietern Vorsicht nahelegen, wer im Unternehmen in den Prozess eingebunden werden sollte und wie sich ein Pilotprojekt über vier Wochen realistisch gestalten lässt.

Auswahlkriterien für einen Beratungspartner

Ein zentrales Kriterium ist, ob der Anbieter in der Lage ist, konkrete Fragen zu Ihren Prozessen zu stellen, statt sofort eine Lösung zu präsentieren. Wer bereits im Erstkontakt genau weiß, welches Tool passt, ohne die betroffenen Abläufe im Detail verstanden zu haben, verkauft eher ein Produkt als eine Lösung für Ihr Problem.

Ein zweites Kriterium ist Transparenz über Rollen und Interessen: Verdient der Anbieter an der Beratung, am Verkauf einer bestimmten Software, oder an beidem? Das ist nicht per se ein Ausschlusskriterium, sollte aber offen angesprochen werden, damit Sie die Empfehlung richtig einordnen können.

Drittens lohnt ein Blick auf bereits öffentlich dokumentierte, nachvollziehbare Arbeit des Anbieters – etwa Fallbeispiele mit konkret beschriebenem Umfang – statt pauschaler Erfolgsversprechen ohne nachprüfbare Grundlage.

• Stellt der Anbieter im Erstgespräch Fragen zu Ihren konkreten Prozessen und Daten?
• Ist offen, ob und wie der Anbieter an einer bestimmten Softwareempfehlung verdient?
• Gibt es nachvollziehbare Fallbeispiele mit beschriebenem Umfang statt pauschaler Erfolgszahlen?
• Wird ein realistischer Zeitrahmen genannt, statt sofortiger Komplettlösungen?

Was ein gutes Analysegespräch leisten sollte

Ein seriöses Analysegespräch beginnt mit Fragen, nicht mit einer Präsentation. Dazu gehören Fragen zu den Prozessen, die heute am meisten Zeit kosten, zu den eingesetzten Systemen und Daten, zu bestehenden Engpässen bei Personal oder Kapazität, und zu bereits gemachten Erfahrungen mit Digitalisierung oder Automatisierung.

Am Ende eines solchen Gesprächs sollte ein Ergebnis stehen, das Sie auch ohne den Anbieter nachvollziehen können: eine Einschätzung, welche ein bis zwei Prozesse sich für einen ersten Automatisierungsschritt eignen, und warum. Kein seriöses Erstgespräch endet mit der Aufforderung, sofort und ohne weitere Prüfung einen umfassenden Vertrag zu unterschreiben.

Ebenso gehört zu einem guten Gespräch die ehrliche Aussage, wenn sich ein Anliegen für KI-Automatisierung aktuell nicht eignet – etwa weil die zugrunde liegenden Daten zu unstrukturiert sind oder der Prozess zu selten vorkommt, um den Aufwand zu rechtfertigen.

Hilfreich ist außerdem, wenn das Gespräch mit einer kurzen schriftlichen Zusammenfassung endet, auf die Sie später zurückgreifen können – auch um sie mit einer zweiten Einschätzung, etwa von einer Kammer oder einem Mittelstand-Digital Zentrum, zu vergleichen, bevor eine Entscheidung fällt.

Warnsignale bei Anbietern

Einige Muster wiederholen sich bei Anbietern, deren Angebot im Ergebnis mehr verspricht, als es hält. Dazu zählt Zeitdruck im Verkaufsgespräch, etwa durch zeitlich limitierte Rabatte, die eine schnelle Entscheidung ohne Prüfung erzwingen sollen. Ebenfalls ein Warnsignal sind pauschale Erfolgszahlen ohne Quelle oder Kontext, etwa Versprechen einer bestimmten Zeit- oder Kostenersparnis, die für jedes Unternehmen gleich gelten sollen.

Vorsicht ist auch angebracht, wenn ein Anbieter keine klare Antwort darauf geben kann, was mit Ihren Daten nach Vertragsende passiert, oder wenn unklar bleibt, welche Software im Hintergrund tatsächlich eingesetzt wird. Ein seriöser Partner kann diese Fragen beantworten, ohne auszuweichen.

Ein weiteres Warnsignal ist, wenn ein Angebot ausschließlich auf eine einzige, bereits feststehende Software zugeschnitten ist, unabhängig davon, was das Erstgespräch über Ihre tatsächlichen Prozesse ergeben hat. Anbieterneutrale Beratung bedeutet nicht, dass am Ende keine konkrete Empfehlung steht, aber die Empfehlung sollte aus der Analyse folgen und nicht bereits vor der Analyse festgestanden haben.

Rollen im Unternehmen

Ein erster KI-Prozess betrifft selten nur eine Person. Die Geschäftsführung sollte den Rahmen und das Budget festlegen, ohne sich in technische Details einzumischen, die sie nicht beurteilen kann. Die Mitarbeitenden, die den betroffenen Prozess täglich ausführen, sollten von Anfang an einbezogen werden – sie kennen die Ausnahmefälle, die in keiner Prozessbeschreibung stehen, und ihre Akzeptanz entscheidet oft darüber, ob eine neue Lösung im Alltag tatsächlich genutzt wird.

Wo vorhanden, sollte auch eine für IT oder Datenschutz verantwortliche Person eingebunden werden, bevor Daten an ein externes System übergeben werden. Fehlt diese Rolle im Unternehmen, lohnt es sich, genau diese Frage im Erstgespräch mit dem Beratungspartner zu klären.

In kleineren Unternehmen übernehmen diese Rollen oft dieselben ein oder zwei Personen gleichzeitig. Das ist kein Hinderungsgrund, sollte aber offen angesprochen werden, damit der Beratungspartner weiß, mit wem er es bei Rückfragen zu Budget, Prozess und Datenschutz jeweils zu tun hat, statt am Ende mit widersprüchlichen Auskünften konfrontiert zu sein.

Ein Pilot in vier Wochen

Statt eines sofortigen unternehmensweiten Rollouts bietet sich ein zeitlich begrenzter Pilot an einem klar abgegrenzten Prozess an. In einer ersten Woche werden der Prozess beschrieben, die beteiligten Daten gesichtet und ein realistisches Ziel festgelegt. In der zweiten und dritten Woche wird eine einfache Version der Lösung eingerichtet und mit echten, aber überschaubaren Fällen getestet. In der vierten Woche wird ausgewertet, ob der Prozess tatsächlich entlastet wurde, welche Ausnahmefälle noch fehlen und ob sich eine Ausweitung lohnt.

Ein solcher Pilot liefert auch dann einen Erkenntniswert, wenn das Ergebnis am Ende negativ ausfällt – etwa weil sich zeigt, dass die vorhandenen Daten für eine Automatisierung noch nicht ausreichen. Das ist kein Scheitern, sondern eine belastbarere Grundlage für die nächste Entscheidung, als ein unternehmensweiter Rollout ohne vorherigen Test es gewesen wäre.

Wichtig ist, den Rahmen des Piloten von Anfang an eng zu halten: ein Prozess, eine überschaubare Zahl an Testfällen, ein fester Endtermin. Wird der Umfang während der vier Wochen immer wieder erweitert, verliert der Pilot seinen Zweck als kontrollierter Test und wird selbst zu einem unübersichtlichen Projekt, das genau die Risiken trägt, die er eigentlich vermeiden sollte.

Ein Pilot sollte von Anfang an eine klare Abbruchbedingung haben: Wenn sich nach vier Wochen keine messbare Entlastung zeigt, ist das ein zulässiges und nützliches Ergebnis – kein Grund, den Prozess künstlich als Erfolg darzustellen.

Förder- und Beratungsangebote

Bevor Sie einen kommerziellen Beratungsvertrag abschließen, lohnt sich ein Blick auf kostenfreie, anbieterneutrale Angebote. Die vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWE) geförderten Mittelstand-Digital Zentren unterstützen kleine und mittlere Unternehmen bundesweit kostenfrei bei Fragen zu Digitalisierung und KI, unter anderem über Digital-Checks, Workshops und eigene KI-Trainerinnen und -Trainer. Auch viele Industrie- und Handelskammern bieten eine kostenfreie Erstberatung zur Digitalisierung an, etwa die IHK Köln mit einer allgemeinen Erstberatung zu Digitalisierungsthemen und Fördermöglichkeiten.

Diese Angebote ersetzen keine individuelle technische Umsetzung, liefern aber eine neutrale zweite Einschätzung, bevor Sie sich für einen kommerziellen Anbieter entscheiden. Nach einer Bitkom-Umfrage aus dem Jahr 2026 setzten 41 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten bereits KI ein, weitere 48 Prozent planten den Einsatz oder diskutierten ihn – ein Hinweis darauf, dass viele Unternehmen diesen ersten Prozess derzeit parallel durchlaufen.

Die MindrAils-Einordnung

Ein strukturierter erster Prozess lohnt sich für Unternehmen, die einen wiederkehrenden, klar abgrenzbaren Engpass haben – etwa in der Dokumentenverarbeitung, der E-Mail-Bearbeitung oder der telefonischen Erreichbarkeit – und die bereit sind, diesen Engpass zunächst in einem begrenzten Pilot zu testen, statt sofort unternehmensweit umzusetzen. Weniger sinnvoll ist der Einstieg, wenn die zugrunde liegenden Prozesse noch nicht einmal intern dokumentiert sind oder wenn die Erwartung ist, dass KI-Automatisierung grundlegende organisatorische Probleme von selbst löst.

Ein kostenfreies Erstgespräch, sei es bei einer Kammer, einem Mittelstand-Digital Zentrum oder einem kommerziellen Anbieter, sollte in jedem Fall ohne Kaufdruck möglich sein. Wer das nicht anbietet, hat in der Regel auch bei der eigentlichen Umsetzung wenig Interesse an einer ehrlichen Einschätzung Ihrer Situation.